Si aquestes considerant un programari de gestió de projectes per a la teva agència, sabràs que hi ha diversos avantatges. Pots accedir als cronogrames, documents i converses en un sol lloc; tot l’equip pot col·laborar eficaçment; els projectes poden ser accedits en qualsevol moment i en qualsevol lloc; i una visió general “en viu” significa que sempre sabrà exactament com està progressant un projecte.
L’estalvi de costos és una altra raó convincent per a considerar la implementació d’eines de gestió de projectes, assegurant pressupostos més precisos, fulles de temps, control de despeses i estalvi de temps en comparació amb els sistemes tradicionals de gestió de projectes.
Però la realitat és que el programari de gestió de projectes és tan bo com la gent que l’utilitza.
No obstant això, si el teu equip no accepta la tecnologia, tots aquests beneficis es queden en el camí.
En aquest post de blog descobriràs com pot implementar amb èxit solucionis de programari en el núvol en el seu negoci, des del principi.
Com integrar amb èxit el programari de gestió de projectes
Sempre que sigui possible, és recomanable que involucri al seu equip en l’elecció del programari de gestió de projectes des del principi. Obté la seva opinió, permeti’ls explorar diferents opcions i proporcioni informació sobre el que funciona per a ells. Com més gran sigui la seva participació, major serà la seva participació en el resultat.
Però si estàs llegint això, és probable que ja t’hagis subscrit a una solució i que ara hagis d’incorporar a l’equip.
És possible que hagis presentat un argument comercial per a comprar el programari a l’alta direcció, però els beneficis per a l’empresa no tindran tant de pes per a l’equip que ha d’utilitzar-lo. En el seu lloc, necessiten raons que siguin rellevants per a ells. Farà que les seves vides siguin més fàcils? Els ajudarà a ser més eficaços en els seus treballs?
Aquestes raons comprometran a l’equip de manera molt més efectiva que la forma en què el programari de gestió de projectes estalviarà diners a l’empresa.
A moltes persones els preocupa que les funcions de seguiment del temps estiguin dissenyades per a controlar el seu treball i productivitat. Pren-te el temps per a explicar que aquesta no és la raó per a adoptar-los. En canvi, les funcions de seguiment del temps et permeten garantir que es destinin suficients recursos als projectes, que les ofertes futures siguin més precises en funció dels treballs anteriors i que es facturi als clients pel seu temps.
El teu equip ha de fer front a les seves càrregues de treball diàries, així com aprendre un nou sistema. Si estan treballant amb terminis ajustats, amb un contracte o amb una gran càrrega de treball, simplement no tindran temps per a aprendre a fer tot d’una sola vegada. Introdueix el nou sistema lentament, divideix-lo en passos lògics i introdueix gradualment diferents funcions a mesura que avances.
Proporciona capacitació i suport. Per a assegurar-se que tothom sap com utilitzar correctament el programari de gestió de projectes, és aconsellable implementar una formació adequada. Entrenar a una persona i esperar que entreni a la resta de l’equip pot portar a confusió, llacunes en el coneixement i fins i tot al fet que la gent faci les coses de manera incorrecta. També asseguri’t que el teu equip tingui accés a suport en forma de guies d’usuari o manuals de capacitació.
Assegura’t d’utilitzar tota la funcionalitat de l’eina perquè uns altres vegin els beneficis. Per a això, utilitza funcions internes com a eines de gestió de documents, col·laboració, etc., el que anima a la resta de l’equip a iniciar sessió i a utilitzar-lo. Si no ets capaç de fer això, recluta un campió en l’equip per a promoure l’eina.
Finalment, revisa i sol·licita retroalimentació a intervals regulars. Pot ser que alguns individus necessitin més entrenament o suport per a usar completament el programari, o que uns altres necessitin buidar la seva càrrega de treball abans de posar-se al dia.
Consulta la nostra pàgina web i descobreix quin és el programari de gestió que més s’adapta a les teves necessitats: https://merlos.net/soluciones-y-servicios/software-de-gestion/
