Consigue que tu equipo utilice las herramientas de gestión de proyectos

Si estas considerando un software de gestión de proyectos para tu agencia, sabrás que hay varias ventajas. Puedes acceder a los cronogramas, documentos y conversaciones en un solo lugar; todo el equipo puede colaborar eficazmente; los proyectos pueden ser accedidos en cualquier momento y en cualquier lugar; y una visión general «en vivo» significa que siempre sabrá exactamente cómo está progresando un proyecto.

El ahorro de costes es otra razón convincente para considerar la implementación de herramientas de gestión de proyectos, asegurando presupuestos más precisos, hojas de tiempos, control de gastos y ahorro de tiempo en comparación con los sistemas tradicionales de gestión de proyectos.

Pero la realidad es que el software de gestión de proyectos es tan bueno como la gente que lo utiliza.

Sin embargo, si tu equipo no acepta la tecnología, todos esos beneficios se quedan en el camino.

En este post de blog descubrirás cómo puede implementar con éxito soluciones de software en la nube en su negocio, desde el principio.

Cómo integrar con éxito el software de gestión de proyectos

Siempre que sea posible, es recomendable que involucre a su equipo en la elección del software de gestión de proyectos desde el principio. Obtiene su opinión, permítales explorar diferentes opciones y proporcione información sobre lo que funciona para ellos. Cuanto mayor sea su participación, mayor será su participación en el resultado.

Pero si estás leyendo esto, es probable que ya te hayas suscrito a una solución y que ahora tengas que incorporar al equipo.

Es posible que hayas presentado un argumento comercial para comprar el software a la alta dirección, pero los beneficios para la empresa no tendrán tanto peso para el equipo que tiene que utilizarlo. En su lugar, necesitan razones que sean relevantes para ellos. ¿Hará que sus vidas sean más fáciles? ¿Les ayudará a ser más eficaces en sus trabajos?

Estas razones comprometerán al equipo de manera mucho más efectiva que la forma en que el software de gestión de proyectos ahorrará dinero a la empresa.

A muchas personas les preocupa que las funciones de seguimiento del tiempo estén diseñadas para controlar su trabajo y productividad. Tómate el tiempo para explicar que esta no es la razón para adoptarlos. En cambio, las funciones de seguimiento del tiempo te permiten garantizar que se destinen suficientes recursos a los proyectos, que las ofertas futuras sean más precisas en función de los trabajos anteriores y que se facture a los clientes por su tiempo.

Tu equipo tiene que hacer frente a sus cargas de trabajo diarias, así como aprender un nuevo sistema. Si están trabajando con plazos ajustados, con un contrato o con una gran carga de trabajo, simplemente no tendrán tiempo para aprender a hacer todo de una sola vez. Introduce el nuevo sistema lentamente, divídelo en pasos lógicos e introduce gradualmente diferentes funciones a medida que avanzas.

Proporciona capacitación y apoyo. Para asegurarse de que todo el mundo sabe cómo utilizar correctamente el software de gestión de proyectos, es aconsejable implementar una formación adecuada. Entrenar a una persona y esperar que entrene al resto del equipo puede llevar a confusión, lagunas en el conocimiento e incluso a que la gente haga las cosas de manera incorrecta. También asegúrete de que tu equipo tenga acceso a soporte en forma de guías de usuario o manuales de capacitación.

Asegúrate de utilizar toda la funcionalidad de la herramienta para que otros vean los beneficios. Para ello, utiliza funciones internas como herramientas de gestión de documentos, colaboración, etc., lo que anima al resto del equipo a iniciar sesión y a utilizarlo. Si no eres capaz de hacer esto, recluta un campeón en el equipo para promover la herramienta.

Finalmente, revisa y solicita retroalimentación a intervalos regulares. Puede ser que algunos individuos necesiten más entrenamiento o apoyo para usar completamente el software, o que otros necesiten despejar su carga de trabajo antes de ponerse al día.

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